Hedef kitle: Eczane yöneticileri, mesul müdürler, muhasebe sorumluları ve e-belge operasyonu yapan personel.
Soru: Yıl sonu e-belge arşivinde görevleri nasıl paylaştırmalıyım?
Eczanede yıl sonu belge eksikleri çoğu zaman dosya bulunamadığı için değil, görevin kime ait olduğu yazılı olmadığı için ortaya çıkar. Türkiye için 29.10.2026 tarihinde kontrol edilen GİB e-Arşiv teknik kılavuzunda, uygulama kapsamında düzenlenen belgelere ilişkin raporların Başkanlık sistemine aktarımının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmadığı belirtilir: GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu. Bu nedenle yıl sonu arşivinde “kim indirir, kim kontrol eder, kim son onayı verir?” soruları açık olmalıdır.
Uygulanabilir akış: operasyon personeli günlük veya haftalık belge listesini hazırlar; muhasebe sorumlusu belge türü, dönem ve karşı taraf eşleşmesini kontrol eder; eczane yetkilisi ay sonu kapanış onayını verir; teknik sorumlu yedekten rastgele dosya açarak okunabilirlik testi yapar. Aynı kişinin hem dosyayı hazırlayıp hem de son kontrolü kapatması yerine ikinci göz kuralı uygulanmalıdır.
Açık varsayım: Aralık belgeleri muhasebeye aktarılacaksa yalnız klasör paylaşmak yeterli değildir. “Hazırlayan, kontrol eden, teslim tarihi, eksik notu, kaynak kontrol tarihi” alanlarını içeren kısa bir tutanak ekleyin. Eksik veya mükerrer kayıtlar ayrı inceleneceği için bu akış [eksik belge ayıklama rehberi](/rehberler/eczane-eksik-belge-ayiklama/) ile birlikte kullanılmalıdır.
Kaynak kontrol tarihi: 29.10.2026.